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Teorema Ho.Tel è la nuova soluzione integrata per la gestione alberghiera di Office Data System.
Consente, in maniera semplice e veloce, la gestione completa dell'hotel o della struttura ricettiva: dalle prenotazioni al check-in, dalla gestione della contabilità camere al check-out ed alla stampa del documento fiscale, fino alla contabilità generale. Il tutto interagendo con i controlli e le schede di gestione delle camere.
E' possibile gestire fino a 1.024 tra camere, aree comuni ed aree tecnologiche, utilizzare un PC singolo oppure una rete di PC ove ciascuna postazione di lavoro è dedicata ad una o più operazioni (es: front-office, back-office, sala ristorante, bar ecc)
Il personale di servizio potrà avere diversi privilegi di accesso: gli assistenti di piano, ad esempio, potranno visualizzare solamente le informazioni relative alla preparazione delle camere, il personale di servizio al ristorante ed al bar potrà eseguire solo addebiti alle camere, gli steward e le hostess dei punti di accoglienza potranno eseguire gestire le prenotazioni, il check-in ed check out e le altre operazioni di gestione degli ospiti e delle camere , mentre gli utenti ad elevato profilo avranno il controllo pieno del programma.
La stessa keycard utilizzata dal personale per l'accesso alle camere o alle aree comuni, potrà inoltre essere utilizzata per la registrazione degli ingressi e delle uscite e quindi generare le informazioni utili e necessarie per la corretta gestione amministrativa del personale.
Le funzioni di personalizzazione dei dati consentono la creazione di categorie di clienti, camere e consumazioni, la creazione di listini di consumazioni e di listini camera o proposte di soggiorno differenziate per periodo, prestazioni offerte (es: uso della piscina, della palestra o della sauna), con possibilità di definizione di prezzi diversi sulla base delle varie formule di soggiorno (camera, B&B, Mezza Pensione, Pensione Completa) o per persona adulta, ragazzo, bambino o infante; sarà sempre possibile applicare maggiorazioni in percentuale o in importo fisso per camera o per persona sulla base di particolari offerte o richieste (es: terzo letto,uso singolo ecc).
Le funzioni di gestione delle prenotazione (singoli clienti o gruppi, diretti o tramite agenzia) consentono la ricerca automatica delle camere disponibili nel periodo selezionato, la preselezione dell'offerta di soggiorno sulla base dei listini predefiniti, con possibilità di personalizzazione e la memorizzazione di altre informazioni utili quali acconti, penali per disdetta, note per il check-in, note per la preparazione camera, tipo di prestazione offerta ecc
Le prenotazioni non confermate e/o scadute verranno evidenziate e potranno essere sospese o annullate manualmente o in automatico.
Le funzioni di check-in consentono sia la ripresa della prenotazione e quindi la registrazione degli ospiti con solo pochi "clic", che la registrazione di ospiti non prenotati con ricerca automatica delle camere disponibili nel periodo selezionato.
Tutti i dati dell'eventuale prenotazione potranno essere confermati oppure personalizzati; i dati dei clienti potranno essere ripresi in automatico ed eventualmente integrati dall'archivio storico utilizzato anche per tutte le operazioni di marketing e di fidelizzazione dei clienti. Gli stessi dati inseriti in fase di check-in verranno utilizzati per la gestione delle schedine di PS o per i vari prospetti statistici ISTAT. Al termine del check-in potranno essere create fino a 4 diverse keycard per ciascuna camera.
Le funzioni di gestione camera consentono sia la variazione dei dati del soggiorno (periodo, camera, dati degli ospiti) che la gestione degli addebiti per consumazioni o per prestazioni. Questi possono essere registrati sia dalla postazione di lavoro principale, che da tutte le altre postazioni di lavoro (con videate semplificate sulla base del tipo di utente collegato); se installato un lettore di keycard, sarà possibile addebitare la consumazione alla camera in modalità completamente automatica. Sarà infine possibile memorizzare eventuali pagamenti immediati ed accreditarli nell'estratto conto finale
La funzione di telecontrollo consente, inoltre, di verificare lo stato dei sensori, dei rele e della climatizzazione della camera, eventualmente intervenendo per attivare o disattivare un controllo, accendere o spegnere la climatizzazione e quindi contribuire al risparmio energertico. La gestione degli allarmi, infine, consente di avere immediato riscontro (visivo e/o sonoro) di eventuali situazione di allarme in corso (es: allagamenti, principi di incendio ecc) o di chiamate di emergenza dalla camera da parte degli ospiti o degli assistenti di piano.
Le funzioni di check out consentono la registrazione della partenza degli ospiti, la stampa dell'estratto conto e l'emissione dei documenti fiscali (fattura o ricevuta fiscale) con immediatamente contabilizzata nel modulo gestionale della stessa collana software).
Le funzioni di gestione dello "storico" consentono la gestione delle presenze ove sarà sempre possibile visualizzare tutte le informazioni relative a precenti soggiorni di alcuni clienti, per valutare, ad esempio, le formule di soggiorno ed i trattamenti economici offerti.
Le funzioni di stampa e di analisi consentono, infine, la stampa dell'elenco dei presenti, la stampa degli arrivi per il check in o per gli assistenti di piano, la stampa delle partenze, la stampa del prospetto degli arrivi e partenze ISTAT, la stampa delle schedine di notificazione (o la generazione del file per l'invio telematico), la stampa dell'analisi degli addebiti alle camere e dell'elenco delle registrazioni, la rilevazione delle entrate e delle uscite del personale, gli eventi del sistema di telecontrollo delle camere ed altro ancora.
Teorema HO.tel è disponibile in diverse versioni sulla base delle effettive dimensioni e necessità dell'Hotel o della struttura di ricevimento:
Teorema HO.tel Basic
Versione di base, consente la gestione di HO.tel con un massimo di 64 camere; non prevede le funzioni indicare con uno o due asterichi nell'elenco sottostante; i moduli di fatturazione possono essere acquistati separatamente.
Teorema HO.tel Advanced
Versione completa, consente la gestione di HO.tel con un massimo di 128 camere; comprende tutte le funzionalità descritte con esclusione delle funzioni di telecontrollo delle camere e delle funzioni indicare con due asterichi nell'elenco sottostante; i moduli di fatturazione sono compresi.
Teorema HO.tel Basic Professional
Versione completa, consente la gestione di HO.tel con un massimo di 1.024 camere; comprende tutte le funzionalità descritte e le funzioni di telecontrollo delle camere e delle aree comuni (per le quali è richiesta l'installazione di apposite schede di controllo ed automazione delle camere); i moduli di fatturazione sono compresi.
Impostazioni generali
Gestione fino a 1024 camere
Gestione edificio 30 piani
Gestione agenzie *
Listini camere personalizzabili
Listini consumazioni personalizzabili
Ambiente grafico personalizzabile *
Importazione piantine camera *
Visualizzazione status sensori e rele aggiornati tempo reale **
Visualizzazione stato allarmi camera aggiornati tempo reale **
Visualizzazione cliente in camera aggiornato tempo reale **
Prenotazioni
Prenotazioni singoli clienti
Prenotazioni gruppi *
Opzioni su prenotazioni
Sospensione prenotazioni *
Eliminazione prenotazioni
Verifica penali
Blocco camere *
Invio mail conferma prenotazione **
Visualizzazione e stampa tableau prenotazioni
Ricerca prenotazioni per cliente, agenzia, periodo ecc
Check in
Check in con prenotazione
Check in senza prenotazione
Ricerca prenotazione per cliente, agenzia, periodo ecc
Ricerca camere disponibili
Definizione dati ospiti per schede notifica PS (eventuale ripresa da storico)
Personalizzazione proposta di soggiorno con eventuali sovrapprezzi *
Stampa schedine di notifica in bianco (per compilazione manuale cliente)
Gestione Camere
Modifica dati ospiti
Variazione periodo soggiorno
Spostamento camera
Variazione formula soggiorno
Addebiti a camera per prestazioni o consumazioni
Telecontrollo camera **
Check Out
Stampa estratto conto
Stampa fattura
Stampa ricevuta fiscale
Aggiornamento immediato moduli gestionali e contabili
Storico
Archivio storico clienti
Archivio storico prenotazioni e presenze *
Stampe ed analisi
Elenco prenotazioni
Elenco presenti
Elenco arrivi
Elenco arrivi (per assistenti di piano)
Elenco partenze
Stampa schede notifica PS
Generazione file schede notifica PS invio telematico *
Rilevazione arrivi e partenze ISTAT
Elenco addebiti a camere
Analisi addebiti
Elenco clienti
Rubrica clienti
Etichette clienti per mailing
(*) Queste funzioni sono proposte solo dalle versioni Advanced e Professional del programma
(**) Queste funzioni sono proposte solo dalla versione Professional del programma
Vuoi sapere come funziona nel dettaglio il programma Teorema Ho.Tel, visualizzare le videate e o conoscere le funzionalità proposte dai singoli moduli? Scarica o visualizza il manuale operativo in PDF clickando qui
Potrai inoltre scaricare la brochure dettagliata delle caratteristiche e delle funzionalità del programma clickando qui
Vuoi provare Teorema Ho.Tel prima di acquistarlo? Scarica il dimostrativo
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videata ti consentirà di scaricare il dimostrativo e ti spiegherà come installarlo sul tuo computer.
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Teorema Ho.Tel funziona con tutte le versioni di Windows a 32 e a 64 bit